SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT. KENCANA MAS BERJAYA (PERMASALAHAN DAN SOLUSINYA)

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

PT. Kencana Mas Berjaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor lahan perkebunan. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2001. Jumlah keseluruhan karyawan dan buruh yang dipekerjakan adalah berkisar 1.177 orang. Tepatnya 77 karyawan dan 1.100 buruh. Proses penggajian dan pengupahannya dilakukan dengan perhitungan secara manual.
Berdasarkan pengamatan awal terhadap perusahaan, permasalahan yang dihadapi terkait dengan penggajian dan pengupahannya antara lain adalah pencatatan waktu hadir karyawan dan buruh sering terjadi kecurangan seperti jika karyawan telat atau pulang lebih awal maka karyawan tetap menuliskan jam masuk atau jam pulang sesuai peraturan yang berlaku. Begitu pula dengan mandor yang mempunyai pencatatan ganda atas daftar hadir buruh dimana semua buruh selalu dicatat hadir pada pencatatan daftar hadir buruh yang akan diserahkan kepada perusahaan sedangkan pada pencatatan daftar hadir buruh yang disimpan pribadi, setiap buruh yang tidak masuk dicatat sesuai kenyataan. Tidak tercatatnya buruh yang tidak hadir sekitar 9% sedangkan pembayaran upah tetap berjalan maka perusahaan akan mengalami kehilangan uang sebesar Rp.56.250.000,00 setiap bulannya. Jumlah tersebut bukanlah jumlah yang sedikit sebab jika setiap bulan hal tersebut terjadi maka selama setahun perusahaan akan kehilangan uang minimal sebesar Rp.675.000.000,00. Selain itu, pemberian bonus sebagai penghargaan atas hasil kerja tidak ada sehingga produktivitas karyawan dan buruh tidak meningkat atau maksimal. Jika produktivitas rendah maka pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan dalam waktu yang lebih singkat akan baru selesai dalam jangka waktu yang lebih lama. Dengan jumlah karyawan dan buruh yang sangat banyak dapat dimungkinkan untuk kelirunya penghitungan gaji dan upah yang harus dibayarkan.

Hal tersebut dapat terjadi karena adanya perbedaan gaji pokok, pemotongan uang makan dan transport bila tidak hadir, pemberian tambahan gaji atas lembur, bonus, pinjaman dan perbedaan pemotongan pajak penghasilan. Keamanan dalam penyimpanan data dan informasi juga masih sangat kurang. Hal tersebut disebabkan karena data dan informasi masih disimpan dalam bentuk dokumen-dokumen dan file yang tidak diproteksi sehingga mudah hilang atau dimanipulasi. Dari beberapa masalah tersebut, jika tidak segera diambil tindakan untuk menyelesaikan atau meminimalisasi maka akan mengakibatkan terganggunya keuangan perusahaan yang mungkin telah dianggarkan sebelumnya untuk membayar hutang perusahaan atau untuk investasi di bidang lain yang pada akhirnya akan berdampak juga bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka diperlukan adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian dan pengupahan sehingga kecurangan-kecurangan dalam pencatatan waktu hadir dapat diminimalkan dan kehilangan uangpun dapat dikurangi. Selain itu, diperlukan juga sistem informasi akuntasi penggajian dan pengupahan sehingga perusahaan dapat meminimalkan kekeliruan perhitungan dalam memproses penghitungan gaji dan upah yang akan dibayarkan, mengevaluasi hasil yang diterima dengan dana yang dikeluarkan untuk upah dan gaji. Para manajer juga dapat memperoleh laporan yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan secara lebih cepat, tepat dan akurat.
Oleh sebab itu, penulis tertarik membuat skripsi dengan topik Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dengan judul
" SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT. KENCANA MAS BERJAYA (PERMASALAHAN DAN SOLUSINYA)".

1.2 Rumusan Masalah
Dari pembahasan diatas masalah yang dapat didefinisikan adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses
penggajian dan pengupahan PT. Kencana Mas Berjaya ?
2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan
yang dapat diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya ?

1.3 Batasan Masalah
Pada penulisan ini yang dibahas hanya terbatas pada prosedur dalam system penggajian dan pengupahan yang terdiri atas prosedur pencatatan hadir dan lembur, prosedur penghitungan gaji dan upah berikut lembur, uang makan, transport, bonus, pemotongan langsung atas pinjaman serta pemotongan pajak penghasilan, prosedur pembayaran gaji dan upah dan laporan gaji dan upah atas karyawan dan buruh.
1.4 Tujuan Penelitian.
Berdasarkan identifikasi dan batasan permasalahan yang penulis ungkapkan
sebelumnya maka penulis merumuskan tujuan dari penelitian yang akan dilakukan adalah :
1. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses penggajian dan pengupahan PT. Kencana Mas Berjaya seperti terjadinya kecurangan dalam pencatatan waktu hadir, human error pada proses penghitungan.
2. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang dapat diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya.

1.5 Manfaat Penelitan
Manfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah :
1. Memberikan usulan prosedur penggajian dan pengupahan dimana
didalamnya diterapkan suatu pengendalian internal yang baik untuk dapat
menyelesaikan atau meminimalisasi permasalahan terjadinya kecurangan
yang dapat mengakibatkan kerugian.
2. Menyediakan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang dapat diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya.
3. Memberikan masukan dalam rangka menambah pengetahuan dan pemahaman bagi para pembaca skripsi ini.

1.6 Metode Penelitian
Untuk penulisan ini di perlukan adanya data yang jelas dan lengkap agar dapat memberikan jalan dalam pemecahan masalahnya. Dalam hal ini metode penelitan yang di gunakan untuk penelitan adalah:
1.6.1 Objek Penelitan
Dalam hal ini penulis mengambil objek dari :
Perusahaan : PT. Kencana Mas Berjaya.
Alamat : Graha Kencana Blok BJ Lantai 3 Jl. Raya Perjuangan No. 88
Jakarta Barat 11530
1.6.2 Data / Variabel
Data yang di gunakan yaitu data penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya.
1.6.3 Metode Pengumpulan Data
Metode yang akan digunakan oleh penulis dalam penulisan skripsi meliputi:
• Metode analisa
Analisa yang dilakukan dalam skripsi ini penulis membuat pemodelan dari problem domain dan application domain yang didasarkan pada Metode Analisa Berorientasi Objek Lars Mathiassen et al. Data-datanya diperoleh melalui :

a. Penelitian lapangan
Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu :
1) Pengamatan
Melakukan pengamatan terhadap prosedur penggajian dan pengupahan yang berjalan pada perusahaan.
2) Pengumpulan data
Data-data yang dibutuhkan berupa dokumen-dokumen atau file-file yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan.
3) Wawancara
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada para pengguna dari pihak perusahaan, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan mewakili aspirasi mereka.
b. Penelitian kepustakaan
Dalam penulisan kepustakaan, akan dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, diktat-diktat dan bacaan-bacaan lain termasuk melalui internet yang relevan dengan system informasi akuntansi penggajian dan pengupahan sehingga diperoleh teori-teori yang dapat digunakan sebagai landasan teori dan dasar dalam pembuatan sistem yang akan diterapkan pada masalah yang ditemukan dalam lapangan.

1.7 Alat analisis yang di gunakan
• Metode Perancangan
Perancangan yang dibuat dalam skripsi ini penulis menggunakan Metode Perancangan Berorientasi Objek Lars Mathiassen et al. yang terdiri atas :
a. Architectural Design
b. Component Design


BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Kerangka Teori
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Seinbart (2006, p.6) "Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan."
Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2002, p.227) "Sistem Informasi Akuntansi adalah kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menyediakan data keuangan."
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p.1) "Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah kumpulan dari sumber daya- sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem Informasi Akuntansi menampilkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi."

2.1.2 Pengertian Penggajian dan Pengupahan
Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005, p.552) "Dalam akuntansi, istilah gaji diartikan sebagai jumlah tertentu yang dibayarkan kepada karyawan untuk jasa yang diberikan selama periode tertentu."
Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2002, p.430) "Gaji
merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung per tahun, per bulan, atau per minggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang dihitung berdasarkan tarif per jam.

Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005, p.552) "Gaji merupakan hal yang penting karena :
1. Para karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji.
2. Untuk menjaga moral karyawan dengan cara membayar gaji tepat waktu dan
dengan jumlah yang akurat.
3. Merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah federal
atau negara bagian.
4. Mempunyai efek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian
besar usaha."

2.1.3 Dokumen yang Digunakan
Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005, p.558) "Dokumen yang
digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan adalah:
ƒ Time card atau job-time ticket.

ƒ Payroll register.

ƒ Employee paychecks.

ƒ Disbursement voucher.

ƒ Payroll transfer check.

2.1.4 Fungsi yang Terkait
Menurut Boockholdt (1999, p.677) "Fungsi atau bagian yang terkait dalam proses penggajian dan pengupahan adalah bagian kepegawaian, bagian penggajian, bagian keuangan dan bagian akuntansi."

2.1.5 Unsur Pengendalian Internal
Menurut Boockholdt (1999, p.400) "Lima komponen pengendalian internal
perusahaan adalah control environment, risk assessment, control activities, information and communication, dan monitoring."

2.2 Pajak Penghasilan Pasal 21

2.2.1 Pengertian Pajak Penghasilan Pasal 21
Menurut Muhammad Rusjdi (2006, p.2) "Pajak Penghasilan adalah :
1. Pajak sebagai Pajak Subjektif
Pajak Penghasilan (PPh) tergolong sebagai Pajak Subjektif yaitu pajak yang mempertimbangkan keadaan pribadi Wajib Pajak sebagai faktor utama dalam pengenaan pajak.
2. PPh sebagai Pajak Langsung
Pajak langsung adalah pajak yang dikenakan terhadap orang yang harus
menanggung dan membayarnya.
3. PPh sebagai Pajak Pusat atau Pajak Negara
Menurut Undang-Undang 1945 pasal 23A ditentukan bahwa : "Pajak dan
pungutan lain yang bersifat memaksa untuk keperluan Negara diatur
dengan Undang-Undang."

2.3 Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek
2.3.1 Paradigma Orientasi Objek
Menurut Lars Mathiassen et al. (2000, p.8) "Pertama kali metode analisis
ada, tidak berdasarkan orientasi objek tetapi berdasarkan orientasi fungsi.
Pada analisis terstruktur lebih difokuskan pada kebutuhan,
menganalisa tugas dari tiap personil dan bagaimana sistem harus bekerja
dan memproses data."

Menurut Marakas (2006, p.408) "Pada analisis berorientasi objek, objek dan class digunakan sebagai konsep kunci dan dibangun diatas empat prinsip umum untuk analisa dan perancangan, yaitu model keadaan sistem, menegaskan pertimbangan secara arsitektur, menggunakan kembali pola yang menggambarkan ide perancangan yang telah dibangun dan menggabungkan metode pada setiap perkembangan keadaan. Prinsip- prinsip tersebut merupakan dasar untuk analisa dan perancangan berorientasi objek dan mempererat hubungannya."

Menurut Lars Mathiassen et al. (2000, p.5) "Keuntungan orientasi
objek adalah :
ƒ Objek, state dan behavior merupakan konsep umum dan sesuai
untuk menggambarkan fenomena yang diekspresikan dalam bahasa sehari hari.
ƒ Encapsulation

ƒ Information hiding

ƒ Inheritance

ƒ Reuseable

ƒ Maintanable"



BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Kencana Mas Berjaya yang berlokasi di Graha Kencana Blok BJ Lantai 3 Jl. Raya Perjuangan No. 88 - Jakarta Barat 11530 didirikan pada tahun 2001 dengan Akte Notaris No. 18 tanggal 29 Juni 2001 oleh Notaris Alang, S.H., dengan No. SIUP : 0014/09-03/PB/X/2001. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Tarsin Toharding dan Bapak Yudirman Djainal. PT. Kencana Mas Berjaya bergerak dibidang kontraktor lahan perkebunan dimana kegiatan operasional yang dilakukannya adalah menggarap lahan sampai dapat langsung siap untuk ditanami.
Beberapa proyek yang telah diselesaikan oleh PT. Kencana Mas Berjaya antara lain adalah :
• Perkebunan Tanjung Semalantakan yang berlokasi di Kalimantan
Tengah dengan lahan seluas 2.000 hektar.
• Perkebunan Surya Sawit Sejati yang berlokasi di Kalimantan Tengah dengan
lahan seluas 1.250 hektar.
• Perkebunan Hanpag yang berlokasi di Kalimantan Selatan dengan lahan
seluas 5.000 hektar.

3.2 Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Penggajian
• Karyawan melakukan absensi dengan mengisi daftar hadir karyawan.
• Berdasarkan daftar hadir karyawan, bagian personalia menghitung
gaji karyawan per bulan.
• Berdasarkan hasil perhitungan gaji karyawan, bagian personalia
membuat daftar gaji karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap yang
selanjutnya akan diotorisasi oleh manajer personalia. Rangkap 1

(satu) diarsip oleh bagian personalia dan rangkap 2 (dua) diserahkan ke bagian
keuangan.
• Bagian keuangan membuat bukti kas keluar yang akan diotorisasi oleh
manajer keuangan. Kemudian bukti kas keluar tersebut akan dijadikan
dasar untuk menjurnal dan selanjutnya diarsip oleh bagian keuangan.
• Bagian keuangan menyerahkan sejumlah uang kepada manajer personalia.
• Bagian personalia membuat slip gaji rangkap 2 (dua). Rangkap 1 (satu) diserahkan kepada karyawan dan rangkap 2 (dua) diarsipkan.
• Jika karyawan ingin meminjam uang maka karyawan memberitahukan ke bagian personalia. Besarnya pinjaman paling besar 1 bulan gaji.
• Selanjutnya bagian personalia membuat surat permohonan yang akan ditandatangani oleh karyawan dan diotorisasi oleh manajer personalia.
• Kemudian berdasarkan surat permohonan terotorisasi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar untuk diotorisasi manajer keuangan.
• Selanjutnya bagian keuangan menyerahkan uang pinjaman ke manajer personalia untuk diserahkan ke karyawan.
• Cara pembayarannya dengan langsung memotong gaji selama 10
bulan.

3.2.2 Prosedur Pengupahan
• Mandor mengisi daftar hadir buruh.
• Mandor menyerahkan daftar hadir buruh kepada bagian personalia.
• Berdasarkan daftar hadir buruh, bagian personalia menghitung upah
buruh.
• Berdasarkan hasil perhitungan upah buruh, bagian personalia
membuat daftar upah buruh sebanyak 2 (dua) rangkap yang
selanjutnya akan diotorisasi oleh manajer personalia. Rangkap 1
(satu) diarsip oleh bagian personalia dan rangkap 2 (dua) diserahkan ke
bagian keuangan.

• Bagian keuangan membuat bukti kas keluar yang akan diotorisasi oleh
manajer keuangan. Kemudian bukti kas keluar tersebut akan dijadikan
dasar untuk menjurnal dan selanjutnya diarsip oleh bagian keuangan.
• Bagian keuangan menyerahkan sejumlah uang kepada manajer
personalia.
• Bagian personalia membuat kwitansi untuk pembayaran upah setiap
buruh.
• Manajer personalia membayar upah kepada para mandor dan buruh
serta menyerahkan kwitansinya.
• Jika buruh ingin meminjam uang maka karyawan memberitahukan ke
bagian personalia. Besarnya pinjaman paling besar 1 minggu upah.
• Selanjutnya bagian personalia membuat surat permohonan yang akan
ditandatangani oleh karyawan dan diotorisasi oleh manajer
personalia.
• Kemudian berdasarkan surat permohonan terotorisasi, bagian
keuangan membuat bukti kas keluar untuk diotorisasi manajer
keuangan.
• Selanjutnya bagian keuangan menyerahkan uang pinjaman ke
manajer personalia untuk diserahkan ke karyawan.
• Cara pembayarannya dengan langsung memotong gaji selama 10
minggu.

3.3 Data Variabel
Dalam penulisan ilmiah ini penulis menggunakan dua jenis data yaitu primer dan sekunder. Data primer didapat dengan meninjau langsung ke objek penelitan yaitu PT. Kencana Mas Berjaya. Untuk data sekunder berupa pengumpulan data yang didapat secara tidak langsung dari perusahaan yang bersangkutan, seperti perpustakaaan dan
Internet.

3.4 Metode Pengumpulan Data
3.4.1 Observasi (Pengamatan Langsung )
Penelitian dilakukan dengan cara observasi yaitu dengan datang dan mengamati secara langsung objek penelitian secara lebih fokus dan relevan .Secara langsung objek penelitian secara lebih fokus dan relevan .
3.1.2 Wawancara
Dengan mengadakan tanya jawab dengan karyawan sebuhubungan dengan pengambilan data tentang objek yang diteliti.

3.5 Alat analisis yang digunakan
Metode Perancangan
Perancangan yang dibuat dalam skripsi ini penulis menggunakan Metode Perancangan Berorientasi Objek Lars Mathiassen et al. yang terdiri atas :
a. Architectural Design
b. Component Design

Komentar Penulis :

Seperti judul penelitian di atas "SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT. KENCANA MAS BERJAYA (PERMASALAHAN DAN SOLUSINYA)", penulis mendapatkan kesimpulan bahwa penulisan diatas merupakan studi kasus observasi karena mengutamakan teknik pengumpulan datanya melalului observasi peran-serta atau pelibatan (participant observation), sedangkan fokus studinya pada suatu organisasi tertentu.

>Penulis juga berusaha menemukan semua variabel yang penting.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dipahami bahwa batasan studi kasus meliputi: (1) sasaran penelitiannya dapat berupa manusia, peristiwa, latar, dan dokumen; (2) sasaran-sasaran tersebut ditelaah secara mendalam sebagai suatu totalitas sesuai dengan latar atau konteksnya masing-masing dengan maksud untuk mernahami berbagai kaitan yang ada di antara variabel-variabelnya.

>Untuk langkah-langkah penelitian nya,dalam penulisan nya penulis sudah sesuai dengan yang ditetap kan, seperti:
Pemilihan kasus yang sudah dilakukan secara bertujuan (purposive) dan bukan secara rambang.
Pengumpulan data yang sudah terdapat beberapa teknik dalam pengumpulan data, tetapi yang lebih dipakai dalam penelitian kasus adalah observasi, wawancara, dan analisis dokumentasi.
serta,
Penulisan laporan yang ditulis secara komunikatif, mudah dibaca, dan mendeskripsikan suatu gejala atau kesatuan sosial secara jelas, sehingga memudahkan pembaca untuk memahami seluruh informasi penting.

>Hanya saja saya sebagai penulis nya memiliki kekurangan seperti :
Batas-batasnya dapat ditentukan dengan jelas, kelengkapan ini juga ditunjukkan oleh kedalaman dan keluasan data yang digali peneliti, dan kasusnya mampu
diselesaikan oleh penelitinya dengan balk dan tepat meskipun dihadang oleh
berbagai keterbatasan.dan,
Hasilnya ditulis dengan gaya yang menarik sehingga mampu terkomunikasi
pada pembaca.

OLEH : DIENUL FAZRIN
27208011